Eine Nebenkostenabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung der zusätzlich zur Kaltmiete anfallenden Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Wohnung oder eines Hauses entstehen. Diese Kosten werden auch als Betriebskosten bezeichnet und umfassen verschiedene Positionen wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr und andere laufende Ausgaben für die Immobilie.
Der Vermieter ist nach § 556 BGB verpflichtet, einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, wenn der Mieter monatliche Vorauszahlungen für Nebenkosten leistet. Die Abrechnung dient dazu, die tatsächlich angefallenen Kosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenüberzustellen.
Mieter haben verschiedene Rechte in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung:
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.
Die Abrechnung muss für den Mieter verständlich und nachprüfbar sein.
Mieter haben das Recht, Einsicht in die Belege und Rechnungen zu verlangen.
Der Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nachdem er die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, Widerspruch gegen diese einlegen.
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, muss der Vermieter dieses auszahlen.
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter verpflichtend, sofern im Mietvertrag monatliche Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart wurden. Ist eine Nebenkostenpauschale oder eine Teilinklusivmiete vereinbart, besteht für den Vermieter keine Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Als Mieter erhält man die Nebenkostenabrechnung in der Regel einmal jährlich. Der genaue Zeitpunkt kann variieren, sollte aber spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums sein. Häufig wird das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum gewählt, sodass die Abrechnung oft im Laufe des folgenden Jahres, beispielsweise im Frühjahr oder Sommer, zugestellt wird.
Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss folgende Informationen enthalten:
Zusätzlich können weitere Informationen wie die Gesamtwohnfläche des Hauses oder die Anzahl der Wohneinheiten aufgeführt sein.
In die Betriebskostenabrechnung dürfen nur solche Posten einfließen, die im Mietvertrag vereinbart wurden und die nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) als umlagefähige Nebenkosten gelten. Zu den typischen umlagefähigen Nebenkosten gehören:
Es gibt bestimmte Kosten, die Vermieter nicht über die Nebenkostenabrechnung abrechnen dürfen. Dazu gehören:
Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung haben grundsätzlich alle Mieter, die Vorauszahlungen für Nebenkosten leisten. Dies gilt sowohl für Wohnraum- als auch für Gewerbemieter. Auch Wohnungseigentümer haben Anspruch auf eine jährliche Abrechnung der Nebenkosten durch die Hausverwaltung.
Grundsätzlich verjährt der Anspruch des Mieters auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nach drei Jahren, gerechnet vom Ende der Abrechnungsfrist. Beispielsweise verjährt der Anspruch auf die Abrechnung für das Jahr 2021 am 31.12.2025, wenn die Abrechnungsfrist am 31.12.2022 endete.
Auch der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt innerhalb von drei Jahren, wobei die Frist mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist.
