Urlaubsantrag: Definition, Rechte und Tipps

Definition Urlaubsantrag

Arbeitnehmer haben in Deutschland laut §1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) Anspruch auf mindestens 24 Tage Jahresurlaub (bei einer 6-Tage-Woche), auch Erholungsurlaub genannt.
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§ 1 Bundesurlaubsgesetz: Urlaubsanspruch
Jeder Arbeitnehmer hat in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub.

In dieser Zeit entfällt die Präsenzpflicht am Arbeitsplatz bei voller Bezahlung. Hierfür muss zunächst ein Urlaubsantrag beim Arbeitgeber gestellt werden. Im Arbeitsrecht spricht man dabei von einer Willenserklärung laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch, also einer privaten Willensäußerung, welche darauf abzielt, eine Rechtsfolge herbeizuführen.

Achtung: Tritt ein Arbeitnehmer seinen Erholungsurlaub ohne schlussendliche Genehmigung des Urlaubsantrags durch die zuständige Führungskraft an, kann das zu einer fristlosen außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen. 
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Inhalte eines Urlaubsantrags

Der Urlaubsantrag kann mündlich oder formlos schriftlich gestellt werden. Viele Unternehmen haben dafür interne Vorgänge und nutzen eigene Formulare, auch Urlaubszettel genannt. Arbeitsrechtlich gibt es keine speziellen Vorschriften, die bei der Erstellung zu beachten sind. Folgende Daten sollte der schriftliche Urlaubsantrag jedoch beinhalten:

• Vollständiger Name des Arbeitnehmers
• Datum der Antragserstellung
• Start- und Enddatum der beantragten Urlaubszeit sowie die Anzahl der Urlaubstage
• Unterschrift des Arbeitnehmenden
• Bitte um Bestätigung
• Gegebenenfalls Personalnummer und Abteilung

Der mündliche Urlaubsantrag kann telefonisch oder persönlich bei der entscheidungsbefugten Führungskraft erfolgen. 
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Voraussetzungen für den Urlaubsantrag

Ein Urlaub kann nur beantragt werden, wenn dem Arbeitnehmer im selben Kalenderjahr noch nicht in Anspruch genommene Urlaubstage zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Urlaubstage variiert je nach Arbeits- oder Tarifvertrag. Jeder Arbeitnehmer hat jedoch Anspruch auf mindestens 24 Tage bezahlten Erholungsurlaub (bei einer 6-Tage-Arbeitswoche). 

Erst nach der Probezeit (also dem sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses) erhält der Arbeitnehmer den vollen Urlaubsanspruch. Im ersten halben Jahr wird lediglich ein anteiliger, auf den Monat gerechneter Urlaubsanspruch gewährt.

Wie lange im Voraus der Urlaub beantragt werden muss, schreibt das Bundesurlaubsgesetz nicht vor. Oft existieren hierfür Dienstanweisungen, die je nach Unternehmen variieren können. Grundsätzlich sollte der Urlaubsantrag so früh gestellt werden, dass dem Arbeitgeber ausreichend Zeit bleibt, zu reagieren und die Urlaubsplanungen zu koordinieren.
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Genehmigung des beantragten Urlaubs

Bevor der Urlaub angetreten werden kann, muss der Antrag auf Urlaub durch den Arbeitgeber genehmigt werden. Hierfür ist meist der oder die unmittelbare Vorgesetzte zuständig. Ein Urlaubsantrag gilt erst dann als genehmigt, wenn der Arbeitgeber dies ausdrücklich mündlich oder schriftlich mitteilt. 

Eine Genehmigung des Urlaubs unter Vorbehalt ist nicht zulässig. Sobald der Urlaubsantrag genehmigt wurde, ist dieser bindend und kann weder von dem Arbeitnehmer noch vom Arbeitgeber einseitig zurückgenommen werden. Ein Widerruf bereits gewährten Urlaubs ist nur in absoluten Ausnahmefällen und unter erschwerten Bedingungen zulässig.
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Ablehnung des beantragten Urlaubs

Das Gesetz sieht vor, dass der Arbeitgeber die Urlaubswünsche des Arbeitnehmer berücksichtigen muss. Der Urlaubsantrag darf nicht ohne nachvollziehbare Begründung abgelehnt werden. Nur in zwei Fällen darf ein Urlaubsantrag abgelehnt werden: 

1.) Dringliche betriebliche Angelegenheiten‍

Bei sogenannten dringlichen betrieblichen Angelegenheiten, etwa um bei hohen Personalausfällen den Betriebsablauf zu gewährleisten oder weil in der Hochsaison alle Arbeitskräfte gebraucht werden, darf der Arbeitgeber Urlaubsanträge ablehnen und sogar eine allgemeine Urlaubssperre verhängen.

2.) Kollegen mit sozialem Vorrang

Wenn bereits zu viele andere Arbeitskräfte in dem gewünschten Zeitraum ihren Urlaub beanspruchen und diese aus sozialen Gründen Vorrang haben. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Familien mit Kindern nur in den Schulferien Urlaub machen können.

Sollte der Arbeitgeber einen berechtigten Urlaubsantrag ohne triftigen Grund ablehnen, können Arbeitnehmer Kontakt zu einer Kanzlei für Arbeitsrecht aufnahmen oder ihren Urlaubsanspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen. Falls die Zeit drängt, beispielsweise weil der Urlaub kurz bevorsteht, können Arbeitnehmer ihr Recht auch mit einer einstweiligen Verfügung durchsetzen. Es sollte jedoch stets versucht werden, zunächst im Gespräch mit dem Arbeitgeber eine einvernehmliche Lösung zu finden. 
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Keine Rückmeldung auf den Urlaubsantrag – was nun?

Wenn keine Rückmeldung auf den Urlaubsantrag erfolgt, gilt der Urlaub als abgelehnt. Unter keinen Umständen sollten Arbeitnehmer den Urlaub antreten, wenn dieser nicht ausdrücklich genehmigt wurde.

Grundsätzlich sind Arbeitgeber jedoch dazu angehalten, innerhalb einer bestimmten Frist auf den Urlaubsantrag zu reagieren. Diese Fristen können variieren. 

Schriftlicher Urlaubsantrag 

Das Bundesurlaubsgesetz schreibt keine gesetzliche Frist vor, bis wann ein Urlaubsantrag vom Arbeitgeber genehmigt oder abgelehnt werden muss. Meist existieren hierzu interne Regelungen, die je nach Betrieb unterschiedlich gehandhabt werden. Meist kann der Arbeitnehmer aber mit einer Antwort innerhalb von sieben bis zehn Tagen rechnen. 

Mündlicher Urlaubsantrag

Ein mündlicher Urlaubsantrag muss entweder sofort genehmigt oder abgelehnt werden oder die Führungskraft hat ein Datum zu nennen, bis wann über den Urlaubsantrag entschieden wird. Diese Vorgehensweise ist üblich, wenn es sich um nur wenige Urlaubstage handelt.
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3 Tipps für den Urlaubsantrag

1. Für Nachweiszwecke sollte der Urlaubsantrag stets schriftlich beantragt und eine schriftliche Genehmigung erbeten werden. Um die Chance zu erhöhen, dass der Urlaubsantrag genehmigt wird, sollte dieser möglichst früh eingereicht werden. Sinnvoll ist es auch, sich bereits vorab mit Kolleginnen und Kollegen abzusprechen. 
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2. Wird der Arbeitnehmer während des Erholungsurlaubs krank, verfällt der Urlaub dadurch nicht. Voraussetzung hierfür ist, dass der Arbeitnehmer die eigene Arbeitsunfähigkeit durch eine Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung bescheinigen lässt.
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3. Wird im laufenden Kalenderjahr der Arbeitgeber gewechselt (etwa durch eine Kündigung) kann der Arbeitnehmer den Resturlaub entweder noch vorher abbauen oder diesen monetär geltend machen. Der Arbeitnehmer kann diesen Urlaub jedoch dann nicht erneut beim neuen Arbeitgeber beanspruchen. 

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