Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung der zusätzlich zur Kaltmiete anfallenden Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Wohnung oder eines Hauses entstehen. Diese Kosten werden auch als Betriebskosten bezeichnet und umfassen verschiedene Positionen wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr und andere laufende Ausgaben für die Immobilie.
Der Vermieter ist nach § 556 BGB verpflichtet, einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, wenn der Mieter monatliche Vorauszahlungen für Nebenkosten leistet. Die Abrechnung dient dazu, die tatsächlich angefallenen Kosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenüberzustellen.
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Welche Rechte haben Mieter bezüglich der Nebenkostenabrechnung?
Mieter haben verschiedene Rechte in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung:
1. Recht auf pünktliche Abrechnung
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen.
2. Übersichtliche und nachvollziehbare Abrechnung
Die Abrechnung muss für den Mieter verständlich und nachprüfbar sein.
3. Recht auf Rechnungseinsicht
Mieter haben das Recht, Einsicht in die Belege und Rechnungen zu verlangen.
4. Widerspruchsrecht
Der Mieter kann innerhalb von 12 Monate nachdem er die Betriebskostenabrechnung erhalten hat, Widerspruch gegen diese einlegen.
5. Recht auf Rückzahlung des Guthabens
Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, muss der Vermieter dieses auszahlen.
Ist die Nebenkostenabrechnung Pflicht?
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter verpflichtend, sofern im Mietvertrag monatliche Vorauszahlungen für Nebenkosten vereinbart wurden. Ist eine Nebenkostenpauschale oder eine Teilinklusivmiete vereinbart, besteht für den Vermieter keine Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.
Wann bekommt man als Mieter die Nebenkostenabrechnung?
Als Mieter erhält man die Nebenkostenabrechnung in der Regel einmal jährlich. Der genaue Zeitpunkt kann variieren, sollte aber spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums sein. Häufig wird das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum gewählt, sodass die Abrechnung oft im Laufe des folgenden Jahres, beispielsweise im Frühjahr oder Sommer, zugestellt wird.
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Was beinhaltet die Nebenkostenaufstellung?
Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss folgende Informationen enthalten:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten für jede Nebenkostenart
- verwendeter Umlageschlüssel (z. B. nach Wohnfläche oder nach Personenzahl)
- Berechnung des Anteils der Mietpartei
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
- Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)
Zusätzlich können weitere Informationen wie die Gesamtwohnfläche des Hauses oder die Anzahl der Wohneinheiten aufgeführt sein.
Welche Posten dürfen in die Nebenkostenabrechnung?
In die Betriebskostenabrechnung dürfen nur solche Posten einfließen, die im Mietvertrag vereinbart wurden und die nach Betriebskostenverordnung (BetrKV) als umlagefähige Nebenkosten gelten. Zu den typischen umlagefähigen Nebenkosten gehören:
- Heizkosten und Warmwasserkosten
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Müllabfuhr
- Entsorgung von Sperrmüll
- Straßenreinigung
- Winterdienst
- Gebäudereinigung
- Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung gemeinschaftlicher Bereiche (z. B. Treppenhaus)
- Schornsteinfegergebühren
- Gebäudeversicherungen
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantennenanlage oder Kabelanschluss (nur bis 30.06.2024)
- Kosten für Aufzug oder Fahrstuhl
- Wartung von technischen Anlagen (z. B. Heizungsanlage)
- Kosten für Gemeinschaftswaschräume
- Kosten für gemeinschaftlich genutzte Aufenthaltsräume
- wiederkehrende Kosten zur Schädlingsbekämpfung
Was dürfen Vermieter nicht über die Nebenkostenabrechnung abrechnen?
Es gibt bestimmte Kosten, die Vermieter nicht über die Nebenkostenabrechnung abrechnen dürfen. Dazu gehören:
- Verwaltungskosten
- Instandhaltungskosten (zum Beispiel bei einmaligem Einsatz eines Kammerjägers)
- Reparaturkosten (mit Ausnahme von Schönheitsreparaturen, wenn diese im Mietvertrag vereinbart sind)
- Instandhaltungsrücklagen
- Kosten für Renovierungen
- Modernisierungskosten
- Mietausfallversicherungen
- Rechtsanwaltskosten
- Gerichtskosten
- Einmalige Anschaffungen (zum Beispiel Anschaffung von Fahrradständern)
- Zinsen für Hypotheken oder andere Finanzierungskosten
- Kosten für den Hausmeister, wenn dieser hauptsächlich Instandhaltungsarbeiten durchführt
- Kosten oder Mietausfall für leerstehende Wohnungen
- Auch überhöhte oder unnötige Kosten dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden.
Wer hat Anspruch auf Nebenkostenabrechnung?
Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung haben grundsätzlich alle Mieter, die Vorauszahlungen für Nebenkosten leisten. Dies gilt sowohl für Wohnraum- als auch für Gewerbemieter. Auch Wohnungseigentümer haben Anspruch auf eine jährliche Abrechnung der Nebenkosten durch die Hausverwaltung.
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Wann ist die Nebenkostenabrechnung verjährt?
Grundsätzlich verjährt der Anspruch des Mieters auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nach drei Jahren, gerechnet vom Ende der Abrechnungsfrist. Beispielsweise verjährt der Anspruch auf die Abrechnung für das Jahr 2021 am 31.12.2025, wenn die Abrechnungsfrist am 31.12.2022 endete.
Auch der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjährt innerhalb von drei Jahren, wobei die Frist mit Ablauf des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist.
