Für Kunden ist es immer ärgerlich, eine fehlerhafte Rechnung oder eine unberechtigte Forderung (beispielsweise eine falsche Handyrechnung oder eine zu hohe Handwerkerrechnung) zu erhalten. Weder möchten Rechnungsempfänger den falschen Betrag zahlen noch Probleme mit dem Unternehmen bekommen.
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Vorgehen bei einer falschen Rechnung
- Zahlungsaufforderung überprüfen
- Rechnungssteller kontaktieren
- Rechnung nicht bezahlen!
- Der Rechnung widersprechen
- Prüfung der Rechnung durch den Rechnungssteller
1.) Zahlungsaufforderung überprüfen
Wer eine ungerechtfertigte Rechnung bekommen hat, sollte diese in einem ersten Schritt überprüfen. Liegt wirklich ein Fehler vor? Welcher Posten wurde falsch beziffert und welche Gründe könnten hierfür vorliegen? Welche Zahlungsart wurde zu welchen Konditionen vereinbart?
2.) Rechnungssteller kontaktieren
Nachdem sich Rechnungsempfänger einen ersten Überblick verschafft haben und nach wie vor davon überzeugt sind, dass die Rechnung Fehler aufweist, sollten diese im zweiten Schritt das Unternehmen kontaktieren und genauer nachhaken. In der Buchhaltung kann geprüft werden, ob es sich gegebenenfalls um einen Fehler handelt.
3.) Rechnung nicht bezahlen!
Auf keinen Fall sollten Rechnungsempfänger vor der endgültigen Klärung den Rechnungsbetrag zahlen. Denn mit der Zahlung gilt die Rechnung in der Regel als anerkannt.
4.) Der Rechnung widersprechen
Sollte das Problem nicht direkt mit dem Unternehmen geklärt werden können, haben Kunden die Möglichkeit, die ungerechtfertigte Rechnung zurückzuweisen und dem (angeblichen) Vertragsschluss vorsorglich zu widersprechen. Der Widerspruch gegen Rechnung sollte unbedingt schriftlich und bestenfalls per Einschreiben verschickt werden. Dadurch haben Rechnungsempfänger später einen Beleg dafür, dass der Widerspruch gegen Rechnung tatsächlich eingelegt wurde.
5.) Prüfung der Rechnung durch den Rechnungssteller
Der Rechnungssteller ist verpflichtet, die Rechnung nach Eingang des Widerspruchs zu prüfen. Das Ergebnis der Prüfung kann sein, dass das Unternehmen den Fehler erkennt und eventuell eine Korrektur anfertigt oder dass das Unternehmen nach wie vor auf die Richtigkeit der Rechnung behaart.
Nach dem Eingang des Widerrufs schickt das Unternehmen gegebenenfalls ein weiteres Schreiben heraus. Bei diesem Schreiben kann es sich auch um ein Schriftstück eines Rechtsanwalts oder Inkassobüros handeln. Sollte dies der Fall sein, sind Rechnungsempfänger nicht verpflichtet, auf das Schreiben zu antworten. Je nach Einzelfall kann eine Reaktion aber durchaus wichtig oder angebracht sein.
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Was sollte im Rechnungswiderspruch stehen?
Für einen erfolgreichen Rechnungswiderspruch ist es wichtig, den Widerspruch gut zu begründen. Es reicht nicht, dass der Aussteller lediglich darüber informiert wird, dass die Rechnung fehlerhaft ist. Der Grund für den Widerspruch muss klar und verständlich dargelegt werden. Damit der Widerspruch als solcher vom Empfänger beachtet wird, sollte das Schreiben einen Betreff wie „Widerspruch gegen falsche Rechnung“ oder „Rechnung Widerspruch“ sowie die konkrete Rechnungsnummer enthalten.
Die nachfolgenden Informationen gehören jedenfalls in den Widerspruch der Rechnung:
- Vorname und Nachname
- Kundennummer oder Vertragsnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Rechnungsdatum
- Beschreibung des Fehlers in der Rechnung
- die Aufforderung, eine korrigierte Rechnung zu schicken
- Frist zur Korrektur der Rechnung
Folgen des Rechnungswiderspruchs
Vorausgesetzt, der Widerspruch ist weder missbräuchlich noch offensichtlich falsch, hat der Widerspruch zur Folge, dass die Forderung als bestritten betrachtet wird. Ab dem Eingang des Widerspruchs muss der Rechnungsempfänger erst einmal keine Inkassogebühren oder Verzugszinsen zahlen, da er offiziell nicht in Zahlungsverzug gerät.
Sollte nach dem Widerspruch Post von einem Inkassobüro erhalten, kann das Unternehmen darauf hingewiesen werden, dass bereits Widerspruch eingelegt wurde. Auch darf eine bestrittene Forderung nicht zu Einträgen in Auskunfteien, wie zum Beispiel der Schufa, führen. Kommt es fälschlicherweise zu einem Schufa-Eintrag, sollte schnellstmöglich auf den Widerspruch gegen die ungerechtfertigte Rechnung verwiesen werden und kann den Eintrag temporär sperren.
Wie lange kann man Widerspruch gegen eine Rechnung einlegen?
Einer ungerechtfertigten Zahlungsaufforderung sollte unverzüglich, im besten Fall innerhalb weniger Tage, widersprochen werden, damit es zügig zu einer Einigung kommen kann. Der Gesetzgeber hat für einen Rechnungswiderspruch keine konkrete Frist definiert.
Rechtlich handelt es sich bei der Rechnung um ein Schriftstück, mit welchem der Lieferant eine vereinbarte Rechnungssumme nach erbrachter oder für eine noch zu erbringende Leistung verlangt. Da eine Rechnung also die Folge eines Kaufvertrages ist, gelten für einen Widerspruch generell die Fristen, die im Kaufvertrag vereinbart wurden.
Kann ich Widerspruch gegen eine bereits bezahlte Rechnung einlegen?
Gegen eine bereits bezahlte Rechnung kann grundsätzlich kein Widerspruch eingelegt werden. Mit der Zahlung des Rechnungsbetrags erkennt der Rechnungsempfänger die Forderung an. Eine Ausnahme kann sich ergeben, wenn die Zahlung eine Bemerkung zum Widerspruch enthält und unter Vorbehalt bezahlt wird.
Kann ich eine falsche Rechnung auch einfach ignorieren?
Eine ungerechtfertigte Rechnung sollte auf keinen Fall ignoriert werden. Sollte der Rechnungsempfänger einfach nicht zahlen, gerät dieser in Verzug. Als Folge ist mit Mahnungen oder Inkassoforderungen zu rechnen. Einer unberechtigten Forderung sollte unbedingt zeitnah widersprochen werden, damit diese als offiziell bestritten gilt.
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Mahnbescheid
Viele Unternehmen, die auf die Zahlung einer offenen Forderung warten, beantragen einen Mahnbescheid beim Amtsgericht, um den Zahlungsdruck zu erhöhen. Das Amtsgericht prüft beim Mahnverfahren nicht, ob es sich gegebenenfalls um eine ungerechtfertigte Rechnung handelt.
Falls ein gerichtlicher Mahnbescheid eingeht, sollte der Forderung schnell und vor allem innerhalb der Frist (zwei Wochen ab Zugang beziehungsweise bis zur Verfügung des Vollstreckungsbescheids) widersprochen werden. Für den Widerspruch kann das Formular genutzt werden, das dem Mahnbescheid beiliegt. Spätestens an dieser Stelle ergibt es Sinn, eine kompetente Rechtsberatung hinzuzuziehen. Rasches Handeln ist deshalb wichtig, weil schon zwei Wochen nach Zugang des gerichtlichen Mahnbescheids ein gerichtlicher Vollstreckungsbescheid vom Gläubiger beantragt werden kann. Dieser ist schwerer abzuwehren als ein Mahnbescheid, da der Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid direkt ein gerichtliches Verfahren nach sich zieht.
Vollstreckungsbescheid
Wenn kein (fristgerechter) Widerspruch gegen einen Mahnbescheid eingelegt wurde, ist mit der Zustellung eines Vollstreckungsbescheids zu rechnen. Das Gericht kann auf Antrag des Unternehmens einen Vollstreckungsbescheid erlassen. Gegen diesen kann zwei Wochen ab Erhalt Einspruch eingelegt werden. Mit dem Einspruch kann eine Pfändung in letzter Minute abgewendet werden.
Gerichtliches Verfahren nach einem Rechnungswiderspruch
Nachdem der Schuldner Widerspruch gegen den Mahnbescheid eingelegt hat, kann es auf Antrag des Gläubigers zu einem Gerichtsprozess kommen. Wenn gegen einen Vollstreckungsbescheid Einspruch eingelegt wurde, wird automatisch ein gerichtliches Verfahren eingeleitet. In diesem Verfahren muss das Unternehmen darlegen und gegebenenfalls beweisen, dass die Rechnungssumme begründet ist.
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