Sonderurlaub: Definition, Voraussetzungen und Nachweise

Was ist Sonderurlaub?

Sonderurlaub ist eine spezielle Form des Urlaubs, die Arbeitnehmern aus persönlichen Gründen für eine begrenzte Dauer gewährt wird. Meistens umfasst dieser Urlaub nur wenige Tage und wird als Ausnahme vom Grundsatz „Ohne Arbeit kein Lohn“ betrachtet.

Eine Vergütung erfolgt nur, wenn eine spezifische Anspruchsgrundlage besteht. Insofern der Sonderurlaub nicht im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbart wurde, handelt es sich bei Sonderurlaub immer um eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Im alltäglichen Gebrauch versteht man unter Sonderurlaub jede Freistellung, die weder Erholungsurlaub noch eine gesundheitliche Freistellung ist. Die genaue Abgrenzung ist schwierig, da im Gesetz der Begriff Sonderurlaub nicht verwendet wird.
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Sonderurlaub im Gesetz

Der Gesetzestext zur sogenannten vorübergehenden Verhinderung (§ 616 BGB) nennt keine expliziten Gründe für Sonderurlaub, sondern formuliert übergreifend, dass Arbeitnehmer, die aus persönlichen, nicht selbstverschuldeten Gründen kurzzeitig freigestellt werden, währenddessen weiterhin Gehalt erhalten. 

§ 616 BGB: Vorübergehende Verhinderung
Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.

Der Paragraph greift nur, wenn kein anderes Gesetz für die Freistellung zutrifft und es auch im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag keine Regelung bezüglich des Sonderurlaubs oder einer anderweitigen Freistellung gibt. 
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Voraussetzungen für Sonderurlaub

Das Gesetz formuliert folgende Voraussetzungen für den Anspruch auf Sonderurlaub:

1. Der Arbeitnehmer hat den Grund für den Sonderurlaub nicht selbst verschuldet.
2. Die Dauer des Sonderurlaubs ist zeitlich beschränkt. 
3. Es besteht kein Anspruch auf Leistungen der Kranken- oder Unfallversicherung währenddessen.

Da gesetzlich nicht festgelegt ist, wann Arbeitnehmer Sonderurlaub bekommen, orientieren sich die meisten Arbeitgeber am Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst oder an der aktuellen Rechtsprechung.

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Sonderurlaub für Arztbesuche

Ist ein wichtiger Arztbesuch nur während der Arbeitszeit möglich, ist ein Sonderurlaub gerechtfertigt.
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Sonderurlaub bei einem Todesfall

Der öffentliche Dienst sieht bei Tod eines Elternteils, des Ehepartners oder Lebenspartners und bei Tod des eigenen Kindes jeweils zwei Tage Sonderurlaub vor. 
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Sonderurlaub wegen Umzug

Nach dem TVöD steht Angestellten, die aus betrieblichen Gründen in eine andere Stadt ziehen, ein Tag Sonderurlaub zu.
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Sonderurlaub zur Geburt

Bei der Geburt des eigenen Kindes wird nach dem TVöD ein Tag Sonderurlaub gewährt. Gebärende und Mütter sind durch den Mutterschutz während der Geburt ohnehin freigestellt.
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Sonderurlaub zur Hochzeit

Für die eigene Hochzeit gibt es keinen Sonderurlaub. In der Regel müssen Arbeitnehmer den Termin auf einen freien Tag legen oder sich für den Tag der Hochzeit regulären Urlaub nehmen. 
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Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen

Arbeitnehmer können einen vollen Tag Sonder­urlaub erhalten, wenn ein Angehöriger plötzlich zum Pflegefall wird. Nach dem Pflegezeitgesetz werden für kurz­zeitige Pflege bis zu 10 Tage (unbe­zahlter) Sonderurlaub gewährt. Zahlt der Arbeitgeber währenddessen das Gehalt nicht weiter, können pflegende Angehörige bei der Pflegekasse einen Antrag auf Pflege­unterstüt­zungs­geld stellen.
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Sonderurlaub bei Erkrankung

Arbeitnehmern stehen jährlich sechs Wochen Lohnfortzahlung im Krankheitsfall zu, sie müssen also bei Erkrankung keinen Urlaub oder Sonderurlaub nehmen. 

Bei schwerer Erkrankung eines Kindes, das jünger als 12 Jahre ist, greift in der Regel die Freistellung nach SGB V. Der Arbeitnehmer muss in dieser Zeit freigestellt werden, hat aber keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Angestellte, deren Kinder erkrankt sind, erhalten Krankengeld von der Krankenkasse.

Ist ein Angehöriger aus demselben Haushalt schwer erkrankt, gewährt der TVöD darüber hinaus einen vollen Tag Sonderurlaub pro Jahr. 
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Sonderurlaub zum Jubiläum

Während Angestellten im öffent­lichen Dienst zum 25. und 40. Dienst­jubiläum jeweils ein voller Tag Sonder­urlaub zusteht, ist ein Sonderurlaub für Beschäftigte in anderen Unternehmen eher die Ausnahme. 
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Sonderurlaub für ehrenamtliche Arbeit

Auch für politische Ehrenämter gibt es eine Art Sonderurlaub. Wer als Ehrenamtlicher Richter oder Schöffe vor Gericht muss, wird für diese Zeit freigestellt und die Gerichtskasse erstattet dem Arbeitgeber den Verdienstausfall bis zu einem bestimmten Betrag. Das Gleiche gilt für Ehrenamtliche in den Gremien der Sozialversicherungen: Dort kommt der Versicherungsträger für Lohnausfälle auf. 

Auch Personen mit Ehrenamt im Katastrophenschutz oder im Brandschutz (also beispielsweise bei der Freiwil­ligen Feuerwehr oder beim Technischen Hilfs­werk) erhalten bei Einsatz bezahlten Sonder­urlaub. Den Lohn zahlt dann aber nicht der Arbeitgeber, sondern wird von Bund und Ländern, basierend auf dem jeweiligen THW-Gesetz oder Feuerwehr­gesetz, übernommen.

Sonderurlaub für einen Gerichtstermin

Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bezahlt freistellen, wenn er in eigener Sache persönlich vor Gericht erscheinen muss oder als Zeuge geladen wurde. Der Sonderurlaub gilt für den Zeitraum der Verhandlung sowie die An- und Abfahrt zum Gericht. Wenn es eine Zeugenentschädigung gibt, besteht kein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub.
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Sonderurlaubstag bei Scheidung

Wer zum Scheidungstermin beim Familiengericht geladen wird, muss vom Arbeitgeber für diesen Zeitraum freigestellt werden und erhält das reguläre Arbeitsentgelt.
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Sonderurlaub für Betriebsrat-Mitglieder

Mitglieder des Betriebsrats und Vertrauensleute werden nach dem Betriebsverfassungsgesetz beziehungsweise dem Sozialgesetzbuch IX freigestellt. Zur ordnungsgemäßen Durchführung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit werden sie von ihrer beruflichen Tätigkeit befreit, ohne dabei auf ihr Gehalt verzichten zu müssen.
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Bildungsurlaub

Bildungsurlaub wird in manchen Bundesländern zusätzlich zum regulären Urlaubsanspruch gewährt. Dieser Sonderurlaub für Bildung ermöglicht es Arbeitnehmern, sich Urlaub für eine Weiterbildung zu nehmen und trotzdem nicht auf das Arbeitsentgelt verzichten zu müssen.

Sonderurlaub nach einer Kündigung

Bei einem Ende des Arbeitsverhältnisses durch eine Kündigung muss der Arbeitnehmer für die Stellensuche bezahlt freigestellt werden. Das gilt nicht nur für Vorstellungsgespräche, sondern ebenso für Termine bei der Arbeitsagentur.
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Nachweispflicht für Sonderurlaubstage

Wer Sonderurlaub braucht, sollte den Arbeitgeber so schnell (wie es die Situation erlaubt) darüber informieren und um eine Freistellung bitten. Arbeitgeber können einen Nachweis für den Sonderurlaub verlangen. Das kann beispielsweise bei einer Geburt die Geburtsurkunde des Kindes sein.